莆田十中档案室管理制度

序 言

为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和规定，规范档案的管理，确保档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定学校档案管理制度。

本制度共分为《档案收集制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位责任制度》等五项内容，希望学校各职能科室有关人员认真执行。

档案收集制度

为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

1. 文件材料的归档范围

1.1  凡是反映学校工作活动、具有参考价值的文件材料，声像材料均属归档范围。

1.2  代管和学校有关的撤销学校的全部档案。

1.3  与学校业务工作有关的资料。

2. 文件材料的归档要求

2.1  应归档的文件材料必须齐全完整。

2.2  应归档的文件材料必须字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。

2.3  归档的文件材料必须是原件。

2.4  归档的文件必须保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进行科学的分类、立卷、编目。

2.5  案卷题名应确切反映卷内文件内容。

2.6  文件材料归档必须办理移交手续。

3. 文件材料的归档时间

3.1  文书档案在第二年九月底前立卷归档。

3.2  会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。

3.3  设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技术资料核对登记，与安装调试记录等文件材料一并整理归档。

4. 文件材料的归档份数

4.1  各类文件材料一般归档一式一份。

4.2  重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。

5. 学校档案室应对文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导，监督和检查。

档案保管制度

为了保护好学校的档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1. 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

2. 存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3. 存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。

4. 定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。

5. 档案库房是集中保管档案的基地，必须有铁门铁窗铁柜等防护设施。

6. 档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温湿度基本保持在温度14－24摄氏度，相对湿度45－60％之间。

7. 档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所。

8. 档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯。

9. 库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。

10. 应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。

11. 档案对接收、移出、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

档案利用制度

为了维护档案的完整与安全，服务于学校的各项工作，特制定本制度。

1. 学校所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2. 学校人员查阅档案必须办理登记手续。

3. 在借阅档案时，应做到以下几点：

（1）按规定办理借阅登记手续，定期归还；

（2）应该爱护档案，不得遗失；

（3）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；

4. 借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。

5. 档案如丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

6. 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7. 调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

8. 外单位人员借阅学校档案，须持所在单位介绍信和本人有效证件，并办理有关手续。

档案保密制度

1. 严格遵守《档案法》和《中华人民共和国保守国家机密法》的有关规定，认真做好档案保密工作。

2. 有密件组成的案卷，要在档案目录上注明密级，设专柜保管。本校工作人员借阅机密文件、查阅党组会议记录、行政会议记录、须经领导批准。查阅的案卷只限于领导批准其查阅的有关内容，不得将案卷带出档案室。秘密文件，须经主管保密的领导批准方可复制，并将复制件视为原件，按有关规定管理，以确保档案的安全与保密。

3. 凡案卷内容涉及保密问题的，查阅档案者，一律不得泄密，违反者按有关规定处理。

4. 查阅档案的人员，必须保证对档案材料的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将档案带出外面扩散，违者追究责任。

5. 非档案人员，未经允许严禁进入档案库房，上级领导，外单位来指导、参观学习人员，必须由单位领导或档案人员陪同方可进入库房，一般不应涉及本校密件组成案卷。

6. 档案工作人员要自觉遵守和执行以上有关规定。

档案人员岗位责任制度

1. 热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，钻研业务。

2. 及时认真贯彻执行国家、省、市档案部门制定的关于档案工作的各项方针、政策和业务规范。

3. 制订学校档案工作计划和长远规划。

4. 制定各项档案管理制度。

5. 负责学校文件材料的收集、分类、整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。

6. 参与学校设备开箱验收工作，确保归档文件材料的齐全完整。

7. 做好档案统计工作，对档案收进、移出进行登记。

8. 认真开展档案利用工作，编写适应工作需要的档案参考资料。

9. 做好档案的统计鉴定工作。

10.加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。

11.对学校内部科室、所属单位档案工作进行培训、监督和指导。

12.加强档案保密工作，严格遵守保密制度。

本制度自公布之日起执行。

莆田十中

2013年9月